綿陽水務集團檔案管理躍上新臺階
in 行業新聞 by 柯橋水務
中國水星消息（信息員 賈璽） 近日，四川省綿陽市水務集團檔案規范化管理工作，順利通過省一級達標測評驗收。這標志著該公司檔案管理繼2006年以滿分成績獲得“省二級檔案規范化管理達標證書”后，再度躍上一個新的臺階。
近年來，隨著經濟社會的持續發展，城市供排水工作的精細化、規范化要求也越來越高。為了使城市供排水事業實現新突破、新發展，固本強基尤為重要。作為企業精細化管理的重要組成部分，綿陽水務集團創新理念，深思熟慮，認真從最基礎性的檔案工作抓起，從細微處著手，大力實施了檔案規范化建設，進一步提高檔案工作水平，以一流的檔案管理服務企業生產發展的中心工作。
領導重視檔案規范化管理氛圍濃郁
綿陽水務集團注重強化檔案目標管理。該集團把檔案管理作為一項重要工作列入了領導工作日程，要求從行政檔案到業務檔案全部實施規范化管理，納入年度目標考核，與獎懲掛鉤。多次在公司會議上強調檔案工作，積極開展檔案管理培訓和檢查活動，切實解決人員、經費、設備等具體問題。
與此同時，綿陽水務集團落實檔案管理機構和人員，調整充實了檔案工作管理人員，配備了專職檔案員4名，各業務部門和所屬各公司設置了兼職檔案員25名，逐步建立了集團公司領導分管、公司檔案室主管、各部門專、兼職檔案員協助管理的三級檔案管理體系，形成了上下齊心合力、齊抓共管的良好局面，做到了領導、機構、制度、管理“四個統一”。
為了使檔案規范化管理落實到位，綿陽水務集團積極從硬件和軟件兩個方面搭建平臺。在硬件上加大投入，建立高標準檔案室，該集團每年都為檔案管理批設了專項資金。先后投資10余萬元進行檔案室改造，添置了檔案專用密集架、書柜、空調等固定設施，還添置了光盤打印機、刻錄機、計算機、高性能服務器等電子設備，檔案保管的條件大為改善。檔案室做到了設施設備齊全，切實達到“十防”要求。
搭建平臺檔案規范化管理創新發展
按照《檔案法》和相關規定，綿陽水務集團集團結合自身檔案工作情況，組織制定了《部門文件材料歸檔細則》、《綿陽市水務集團檔案分類實施細則》等檔案保管、保密、使用、歸檔、專職檔案工作人員職責等各項業務規章制度和檔案基礎管理制度，初步形成了包含收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開發等環節在內的一整套科學規范的檔案管理運轉流程，包括文書科技檔案、會計檔案、人事檔案、底圖檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等共計15大類，細分為30種小類，極大地豐富了檔案室藏卷，保證了保存的檔案門類齊全，結構合理，案卷質量符合規范，為檔案工作實現規范化管理奠定了堅實基礎。
同時，綿陽水務集團注重立卷歸檔工作質量化。根據不同檔案門類和管理期限，在質量上做到了“四統一”，即統一按案卷排列順序編制卷號；統一打印卷內文件目錄；統一按類別規范歸檔文件目錄；統一按順序歸檔。近年來，由于綿陽水務集團重大建設項目的增多，為規范工程項目檔案管理，該集團指定專職檔案管理人員全程參與項目建設，進一步明確了項目檔案歸檔范圍、圖紙編制和整理裝訂要求。要求施工、監理、建設單位對歸檔項目文件材料進行自查、審核，層層把關，建立工程項目竣工文件歸檔審查記錄，從而有效保證了歸檔文件材料的完整齊全。
在災后重建工作中，綿陽水務集團先后接受了國家、省、市各級單位的多次嚴格檢查，規范的檔案管理和資料，為上級部門了解工程項目進展，檢查工程項目實施情況提供了準確、全面的資料，受到各級領導和部門的高度肯定。
幾年來，綿陽水務集團一直堅持不懈強化管理，檔案管理作為基礎管理的重要環節，不更新，不變革就無法適應公司飛速發展的需要。因此，該集團創新工作思路，結合企業自身實際不斷積極探索，在檔案管理方面采取了多項改革措施。比如，自2003年開始推進戶表工程，每年約有上千份竣工檔案產生，為便于查找利用，綿陽水務集團改革了工程檔案的分類和立卷方式，一個工程一個檔案；為提高工作效率，該集團設計了戶表工程檔案樣表，節約了立卷時間和成本。為避免設備、人事管理和檔案管理分屬不同部門，造成各自為政工作脫節的情況，檔案管理人員主動溝通，將庫存靜態的設備、人事檔案與公司動態的設備人事管理系統通過統一的編號聯系起來，從而達到對設備、人事檔案的精確管理和快速查詢。
印章是企業經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，隨著企業的不斷發展，也就相應會產生作廢印章，為加強作廢印章管理，綿陽水務集團將其納入了檔案管理體系，規范了作廢印章處理流程，并設計訂制了作廢印章柜，對作廢印章進行登記造冊，集中統一管理，將其作為實物檔案真實反映公司的歷史變遷。另外，該集團還建立了企業的資信檔案，自己設計并制作了資信檔案袋；制訂了獎牌獎狀編號方法，設計定做獎牌檔案柜，收錄了獎牌63塊。通過種種舉措，讓檔案更好的服務于企業的生產經營管理工作。
信息主導檔案管理實現網絡信息化
隨著企業的不斷發展，檔案的種類及數量急劇增加，綿陽水務集團緊緊圍繞企業的生產經營，以“檔案管理科學化、規范化、現代化”為目標，充分利用檔案資源效能，建設檔案信息化管理系統。1997年，綿陽水務集團開發出“檔案計算機管理系統”單機版，實現了用計算機對檔案進行管理，單機版管理系統的建立突破了傳統的手工管理方式，實現了檔案管理的計算機化，滿足了公司日益增多的文件材料種類及數量的要求，保障了文件材料的完整與安全，過去粗放管理逐步走向了規范管理。
近年來，綿陽水務集團認識到了傳統的機讀目錄管理方式的局限與落后，單機版本管理系統固有的缺陷難使其再承擔大規模檔案管理的需要。為適應信息化辦公，結合檔案資料的結構和實際情況，綿陽水務集團決定開發建設新的網絡版“檔案管理系統”。通過兩年多時間的建設和試運行，2009年10月底，新系統通過驗收合格，正式投入使用。
綿陽水務集團檔案管理系統是典型的C/S模式，借以web站點形式進行操作，對不同操作級別劃分不同僅限，保證每個授權用戶都可以使用，整體上達到了分層實施，統一管理的目的。此套新檔案管理系統的研發，充分貼合綿陽水務集團當前檔案管理工作的實際，吸取并延續了原檔案管理系統的優點，并就當前及今后一段時期的功能需求進行了模塊研發，使系統更具科學性、嚴謹性，使用更加快捷、方便。整個系統分為檔案管理、圖書管理、系統管理、資料查詢四大類。其中檔案管理和圖書管理支持利用、統計、報表等多項功能，對借閱文本的歸還實現了系統定期統計、定期提醒；系統還加入了全文標識、電子版檔案等新功能，
新的檔案管理系統擺脫了封閉式的檔案管理模式，集中統一了公司檔案信息資源，最大限度實現了檔案信息資源的共享，實現了全集團檔案信息的無障礙交流與利用；優化了該集團檔案管理流程，減少了多余流程及重復的手工操作，節約了運營成本。系統采用文件歸檔和案卷歸檔兩種方式，每一種歸檔再細分為若干個流程：未分類、預歸檔、歸檔處理、編目入庫、查詢、權限授予、鑒定銷毀、檔案打印等。檔案管理與網絡平臺實現了緊密結合，科學高效、信息化檔案管理系統平臺的建立，為綿陽水務集團檔案管理工作的推進注入了新的活力。檔案管理系統達到了預期目的，貼合了綿陽水務集團檔案管理的實際需求，它的運行，標志著綿陽水務集團檔案管理工作有了質的飛躍，也標志著該集團檔案管理信息化邁上了一個新的臺階！
2009年，綿陽水務集團共向新的檔案管理系統導入3400多卷案卷，21000份文件，涉及數據十萬多條，為確保導入數據的準確，檔案管理人員逐一對照庫藏文件核實修正，做到“帳物相符”。在做好年度歸檔工作的同時，綿陽水務集團還著重進行歷年文書檔案電子文件及工程圖紙CAD電子文件的收集，尤其是行政文件，為數字檔案信息化建設積累了寶貴的電子檔案資源。
深化應用檔案管理服務企業工作大局
檔案管理的目的是開發和利用，把檔案資料的“死信息”變成“活數據”服務于城市供排水事業是綿陽水務集團提升檔案管理工作水平的最終目標。近年來，該集團在搞好檔案管理的同時，積極搞好檔案的開發與利用工作，為領導決策服務，為工程建設服務，為行政管理服務，提供了大量的檔案資料。
該集團開展了檔案電話查閱、開架閱覽等服務，先后建立了企業資信證照檔案、組織機構沿革及人事變動、國土證、房產證、各公司簡介、戶表工程結算表等十幾種編研成果。綿陽水務集團從2009年開始，全面建設企業內控體系，建立的編研成果為體系建設提供了有效的歷史管理制度資料，有力推動了內控體系建設工作的有序開展。檔案室還注重在該集團的內部刊物和公司網站上進行投稿，介紹檔案室工作情況，向職工廣泛宣傳檔案。
為方便檔案查詢和借閱，檔案室逐步完善了各種檢索工具，形成《檔案移交目錄》、《圖書移交目錄》、《十大類檔案案卷目錄》、《底圖檔案目錄》、《實物檔案目錄》、《磁性載體檔案目錄》、《編研目錄》、《文號目錄》、《全宗指南》等多種檢索工具，覆蓋了庫藏檔案的每個類別，大大提高了檔案借閱和查詢效率。近年來，該集團檔案室先后為各部門和所屬各公司提供借閱、協查檔案4000多人次，提供利用檔案6387件。近年來，綿陽水務集團在研究制定重大決策、措施和規劃，生產經營、技改技革、重大項目建設等工作時，都注重從檔案資料中尋找歷史借鑒和依據，充分挖掘檔案信息資源，更好地為生產經營服務。檔案工作在綿陽水務集團的發展中起著越來越重要的作用。
檔案是與人類依存千年的瑰寶。當今社會，檔案管理工作在企業發展中具有了更為重要的作用，做好檔案管理工作對于促進企業的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。綿陽水務集團將以檔案規范化管理省一級為新的起點，在一起發展中，繼續創新思路，多措并舉，推動檔案管理工作實現新的提高和飛躍。
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